Beboers ansvar 1. Eventuelle klager på nabo for brudd på husordensreglene eller på grunn av andre sjenerende forhold, skal først rettes direkte til naboen selv, ikke til styret. Kanskje er vedkommende ikke klar over forholdet, og problemet kan på den måten løses gjennom samtale partene i mellom.
2. Ved gjentatt overtredelse av husordensreglene skal klager overbringe klagen til naboen skriftlig, på en slik måte at det kan dokumenteres at slik klage er gjort.
Styrets ansvar Gjentatte og/eller grove overtredelser av husordensreglene kan rapporteres skriftlig til styret via epost eller brev. Klagen skal inneholde følgende:
Dato, tid eller tidsperiode.
Hvem og hva klagen gjelder.
Hvem som klager.
Hvilken kontakt det har vært mellom klager og innklaget.
Hvilken kontakt det eventuelt har vært mellom de som klager (ved flere klagere).
Hva de som klager ønsker å oppnå.
Hvordan klageren og innklagede bor i forhold til hverandre.
Styrets behandling av klagen 1. Styret skal uten ugrunnet opphold gi skriftlig tilbakemelding til klager om at klagen er mottatt og om når klagen forventes behandlet av styret.
2. I sin første behandling tar styret stilling til om det er grunnlag for videre behandling av klagen eller om den skal avvises på grunnlag av foreliggende opplysninger. Dersom styret kommer til at klagen skal avvises, gis det tilbakemelding til klager om dette. Dersom det er grunnlag for videre behandling, oppnevner styret 2 eller flere personer som får i oppgave å kontakte berørte parter og innhente partenes synspunkter.
3. På grunnlag av foreliggende opplysninger tar styret stilling til:
a) om det er grunnlag om å avvise klagen. I så fall gis tilbakemelding til klager om dette.
b) om det er grunnlag for forsoning mellom partene. Styret vurderer hvorvidt det er behov for et eget møte for å drøfte saken med partene i fellesskap. Dersom partene ikke umiddelbart blir enige, men saken vurderes å være av en slik art at videre forhandlinger kan føre til enighet/forsoning, kan man anbefale partene å søke bistand hos Konfliktrådet. c) om det er grunnlag for å gi en skriftlig advarsel, eller å pålegge andelseier om å utbedre det innklagede forholdet innen en frist.
c) om forholdet er av en slik graverende art at det er grunnlag for å fremsette salgspålegg.
4. Gjentatte klager etter styrebehandling: En gjentakelse av et påklaget forhold, vil normalt vurderes som en skjerping av forholdet. Ved gjentatte klager vil styrets behandling være betinget av behandling av tidligere klage:
a) Dersom klagen tidligere er avvist, vurderer styret på nytt om det er grunnlag for videre behandling eller om klagen på nytt skal avvises. I sistnevnte tilfelle bør klager gjøres særskilt oppmerksom på at styret vurderer klageforholdet som grunnløst, og at ytterligere klager ikke vil bli imøtekommet.
b) Dersom det tidligere har kommet til forsoning mellom partene, bør styret foreta tilsvarende vurderinger/avveininger som under den tidligere behandling. I slike tilfeller vil det normalt være et mindre gunstig klima for enighet/forsoning, slik at styret i de fleste tilfeller vil måtte ta stilling til reaksjonsform.
Om klager til styret Styrets troverdighet og autoritet vil være avhengig av styrets evne til å opprettholde en nøytral holdning til de klagesaker de behandler. De må derfor være påpasselige med ikke å opptre partisk selv om man ofte vil føle sympati for den ene part. Følelsene må derfor ikke få anledning til å styre prosessen. Styret må i denne sammenheng være særlig påpasselig med å la alle parters syn komme til uttrykk. Med nærhet til berørte parter må habilitetsproblematikken vurderes nøye.
Klagesaker innebærer behandling av personlige opplysninger, ofte av svært følsom karakter. Styrets medlemmer må derfor være spesielt påpasselige med å overholde taushetsplikten i slike saker. Klagesaker vil i siste instans kunne ende opp med domstolsbehandling. Utfallet av en domstolsbehandling vil være avhengig av borettslagets evne til å føre bevis for sine påstander siden det er borettslaget som i slike tilfeller vil ha bevisbyrden. Når klagesaker oversendes til styret, må det derfor stilles krav til dokumentasjon. Dette vil i praksis innebære:
a) skriftlig dokumentasjon i form av – mottatte klager – møtereferater fra styrets behandling av klagesakene – kopier av advarsler – kopier av øvrig korrespondanse
b) om aktuelt: at styret forsikrer seg om at klager(e) og påberopte vitner er villige til å vitne under en domstolsbehandling. Svikt på dette punkt kan føre til at borettslaget ikke får rettens medhold i en utkastelsessak selv om man forøvrig har en god sak.
